Línea Ética

La Línea Ética es el sistema más efectivo para la disuasión, detección y prevención del fraude y conductas inadecuadas o que violen el Código de Ética de las organizaciones.

El sistema de Línea Ética-EthicsGlobal, es el sistema más usado por organizaciones en México y Latinoamérica, con más de 500 herramientas tecnológicas de última generación para la recepción, gestión e investigación de reportes; así mismo, incorpora el diseño, capacitación y difusión de la Línea Ética; además, estadística, analítica y benchmarking de la Línea Ética, gestor de casos y un gestor de investigación. Todo esto te permitirá vigilar tu organización a través de los ojos de tus empleados, socios, proveedores y clientes.

Brindamos una serie de servicios para conformar un Sistema Ético Integral, que al estar fusionados, conforman el único servicio que cubre la totalidad de los elementos para operar una Línea Ética de manera eficaz y exitosa, que se adapta a lo estipulado en tu Código de Ética y Conducta para corregir y tomar las acciones y decisiones necesarias.

En el pasado, para cumplir con un Programa de Cumplimiento solo se necesitaba un buzón de quejas o los servicios de un proveedor tradicional de Línea de Denuncia; pero hoy en día es necesaria la profesionalización del servicio de la Línea Ética, mediante la contratación de un tercero con las herramientas, experiencia y métricas confiables que proveea confianza, anonimato, seguridad y facilidad tanto para la operación como para el uso de una Línea Ética.

Canales de la Línea Ética-EthicsGlobal

Teléfonos gratuitos a nivel mundial y Buzón de voz.

Números telefónicos locales e internacionales, personalizados y de vanidad. Incluye buzón de voz IVR (Interactive Voice Respond) para recibir casos por medio de un menú interactivo vía telefónica. Los informantes pueden enviar sus reportes siguiendo las instrucciones automáticas fuera del horario de atención.

App de Línea Ética IOS/Android

App IOS/Android

Aplicación móvil disponible para iOS y Android, cuenta con contenido y asistente de envío de reportes de forma personalizada en todos nuestros planes de servicio, recibe notificaciones push, los informantes pueden enviar evidencia directo desde su cámara e iniciar una conversación con la parte investigadora de manera anónima. Además, pueden hablar desde cualquier parte del mundo de manera gratuita y serán atendidos en tiempo real por nuestros Asesores Éticos; o bien, inciar una conversación vía chat, también en tiempo real.

Asistente web y Web móvil

Formulario web dinámico personalizado, que guía al informante de acuerdo a opciones que va eligiendo, las cuales están alineadas a tu estructura organizacional y cualquier requerimiento de información; por ejemplo: orden, etiquetas, clasificación de reporte, implicados y toda la información necesaria para un proceso de investigación efectivo.

Chat de Línea Ética

Chat

Los informantes pueden iniciar una conversación segura desde el sitio web público de la campaña del sistema, son atendidos por nuestros Asesores Éticos a través del centro de asistencia, reciben trato personalizado; además cuentan con otras herramientas para el intercamio de archivos, entre otras funcionalidades.

Correo Electrónico

Cuenta de email con dominio propio para recibir reportes en el Sistema Ético, los cuales son atendidos mediante el software del centro de asistencia a modo de mesa de ayuda, generando un hilo de conversación efectivo

Canal especial

De acuerdo a necesidades específicas del cliente y a la cultura local, se configuran y monitorean canales como: WhatsApp, SMS, Skype, extensión de conmutador del cliente, enlace con herramientas de gobernanza, entre otros.

Idiomas de interacción de la Línea Ética

Toda nuestra plataforma tecnológica y de servicios, es compatible con todos los idiomas que nuestros clientes necesiten.

Actualmente contamos con soporte en 7 idiomas, haciéndolo extensible a 170, mediante la traducción simultánea telefónica.

Protocolos de operación

Asesores de la Línea Ética en México

Asesores de Contact Center

Personal con perfil de investiadores forenses para recepción de reportes y asesoría a los informantes, con amplio conocimiento de leyes, políticas y cultura mexicana para la correcta asesoria y entendimiento de los informantes, cuentan con capacitación en técnicas de interrogación, detección de mentiras, manejo de crisis y protocolos teatrales, apegados a la estructura organizacional de cada cliente, para lograr un efectivo levantamiento de información que permitirá una eficaz investigación de cada caso.

Flujos de Investigación Personalizados

Llamamos flujo de investigación a los pasos requeridos para llegar a un cierre de cada reporte, puede ser diferente de acuerdo a cada rol de usuario o tipo de caso. Nuestros cliente4s pueden modificar el orden y nombre de los pasos de nuestros flujos para crear propios que cumplan con las políticas y procedimientos de sus organizaciones.

Seguimiento de reportes de la Línea Ética

Seguimiento de reportes

Permite a los informantes dar seguimiento a sus reportes mediante un número único de seguimiento con el cual es posible acceder por cualquier canal y realizar acciones como: consultar el estado actual del reporte, añadir complementos, reincidencias, evidencia, conocer conclusiones públicas y responder, mediante comunicación anónima, a preguntas relacionadas con la investigación. El informante es alertado de cada acción que se realice a través de una notificación vía email o push notification dentro de la App móvil.

Leyes y regulaciones de privacidad de la información

Cumplimiento con Leyes y regulaciones de Privacidad de la Información locales y globales como son: INAI - México CISPE, cláusulas modelo de la UE, GDPR, GLBA, HIPAA, HITECH, IRS 1075, ITAR, Ley My Number [Japón], DPA de Reino Unido – 1988, VPAT/Sección 508, Política de protección de datos de la UE, Ley de privacidad [Australia], Ley de Privacidad [Nueva Zelanda], PDPA – 2010 [Malasia], PDPA – 2012 [Singapur], PIPEDA [Canadá], Ley de Protección española, entre otros.

Alertas y notificaciones

Servicio de notificaciones vía email y/o push notificactions a través del App movil, sobre una gran variedad de eventos relativos a los reportes de la plataforma de la Línea Ética para los usuarios, tanto de la parte investigadora como para los informantes, cada parte se enterará de cada evento o por resúmenes diarios de: nuevos casos, cambios en el flujo de investigación, complementos en los reportes, mensajes personales, actividades de investigación, entre otros.

Métodos de recepción de la Línea Ética

Métodos de recepción

Metodología EthicsGlobal que permite a cada cliente contar con protocolos de recepción de casos personalizados; por ejemplo: áreas de negocio, centros de trabajo, tipo de reporte (denuncia, sugerencia, reconocimiento, mejoras, entre otros) y cualquier información que tu organización requiera. Así como todo nuestro ecosistema de servicios que se alínea automáticamente permitiendo contar con formularios propios.

Análisis de riesgo

Nuestro gestor de casos cuenta con un cuadro básico para el tratamiento del riesgo por cada reporte de denuncia, utiliza 4 indicadores: categoría del riesgo, activo en riesgo, amenaza y vulnerabilidad, ésto conforme a ISO 31000. Con el paso del tiempo usted contará c on indicadores confiables sobre el riesgo en su organización basado en evidencia.

Control de calidad del Sistema de Línea Ética

Control de calidad

El Oficial Ético de EthicsGlobal es el encargado de realizar una doble revisión de los reportes asegurándose de su correcta redacción, además de llevar a cabo el protocolo de reacción en caso de existir alguna anomalía que deba ser reportada de inmediato de manera personal. Nuestros controles de calidad verifican por cada caso: gravedad, correcta clasificación, anonimato comprometido, casos en común, verificación de independencia de los investigadores, miedo a represalias, entre otros.

Controles de acceso seguro

Controles de acceso seguro con políticas corporativas para la gestión de usuarios como lo marcan frameworks de gobernanza y gestión IT COBIT 5 para seguridad física y lógica.

Gestor de reportes de la Línea Ética

Realiza un completo monitoreo, manejo, resolución y análisis de los casos mediante nuestro software único en el mercado.

Gestión Integral

Administración y control de reportes basado en las mejores prácticas, con más de 200 herramientas para la administración, maximiza el tiempo invertido en la gestión de casos haciendo más en menos tiempo.

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Usuarios temporales

Los usuarios del sistema pueden a su vez crear otro tipo de usuarios que sirvan como investigadores de uso temporal, públicos o privados con acceso a casos en específico, además de roles, permisos y flujos de investigación personalizados.

Acceso a la Información

Es posible crear segmentos de información de manera personalizada y asignarsela a roles de usuarios basadas en cualquier dato que se encuentre en tu protocolo; por ejemplo: clasificación de casos, áreas, divisiones, unidades de negocio, países o como tu organización se encuentre estructurada.

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Sanciones a implicados

Utiliza nuestros catálogos generales de sanciones o crea un sistema de sanciones propio para establecer medidas correctivas a los involucrados en los reportes, basado en la matriz de consecuencias de tu Código de Ética y Condcuta.

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Segmentos de usuarios del software de Línea Ética

Roles de usuario y privilegios de uso que permiten que cada usuario se enfoque en la información y actividades relevantes, es posible crear complejas estructuras de usuarios conforme lo requiera tu organización

Analítica e informes

Es posible realizar búsquedas avanzadas de información en tiempo real mediante el uso de filtros dinámicos, reportes de mayor uso pre-configurados, indicadores generales, diseñar nuevos reportes en excel o gráficas personalizadas de manera rápida.

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Notificaciones y alertas

Gran variedad de eventos como nuevos reportes, cambios en estado de investigación, actividades de planes de investigación, entre otras; se reportan a los usuarios por cada evento o resúmenes diarios mediante notificaciones a su correo electrónico.

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Experiencia de uso

Cada usuario del sistema puede seguir fácilmente las mejores prácticas en temas de gestión e investigación de casos, gracias a un diseño centrado en el usuario de última generación.

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Gestor de investigaciones del software de Línea Ética

Lleva de la mano a la parte investigadora sobre buenas prácticas para poder realizar un proceso profesional y con documentación ordenada, hasta la resolución de cada caso basado en evidencias, argumentos y conclusiones trazables y documentados.

Planes de investigación
Evaluación de casos
Control de entrevistas
Control de evidencias

Para llegar a resoluciones justas basadas en evidencias, es necesario contar con un plan de trabajo con pasos ordenados conforme a buenas prácticas.

Divide tu plan de investigación en actividades, con las cuales podrás asignar distintos encargados de recopilar evidencias, realizar entrevistas y finalmente proveer el resultado de cada una de ellas.

Con la finalidad de crear un plan de investigación efectivo, es necesario contar con bases solidas que muestren un panorama general del caso, por lo cual es necesario tener una evaluación lo más completa posible.

Siguiendo sencillas instrucciones es posible tener registrado todos las elementos necesarios para dar inicio al plan de investigación, nuestra ayuda interactiva te permitirá hacer un proceso de investigación profesional de manera sencilla.

Las entrevistas son parte fundamental del proceso de investigación de un caso, documenta las entrevistas a los implicados ya sean infractores, víctimas o testigos.

Documenta preguntas clave, temas tratados, programa las fechas de entrevista y llega a conclusiones. Es tan simple como seguir las instrucciones y recomendaciones para llenar los campos requeridos.

Puedes adjuntar archivos y/o textos de evidencia relacionada a las áreas/personas involucradas, proporcionadas por los propios informantes o el área investigadora, dichas evidencias pueden o no fundamentar el caso en primera instancia, pero es recomendable no desechar pruebas hasta no haber finalizada la actividad o el plan de investigación completo.

Campaña de difusión de la Línea Ética

Materiales

Apoyo para la creación del concepto creativo de la campaña, creación de materiales, además de materiales disponibles en nuestra biblioteca para la impresión de brochures, pósters, tarjetas, emailing, entre otros, especializados en la cultura y empresas de México.

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Sitio web público de la Línea Ética

Sitio web público

En el es posible colocar toda la información y documentación necesaria, cuenta con la imagen corporativa de cada organización, es un completo sitio web exclusivo y diseñado para cada cliente.

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Capacitación a usuarios y presentación del sistema

Manuales, capacitación remota o presencial a colaboradores, incluye boletín quincenal sobre temas específicos para reforzamiento de campaña, además de talleres y pláticas éticas.

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E-learning de Ética Laboral

Capacitación en línea y presencial sobre temas de Ética Laboral y Corporativa para organizaciones mexicanas.

Sistema de aprendizaje en línea que incluye: video, presentaciones infográficas y sistema de evaluación por módulo, dirigido a todos los miembros de la organización: colaboradores, parte investigadora y directiva.

Cada miembro de la organización aprenderá lo que le es necesario para mantener y fomentar una Cultura Ética Laboral sana y el correcto uso de la Línea Ética de tu organización.

Alguno de los cursos disponibles son:

Ética Laboral – dirigido a todo el personal.

Ética Corporativa - dirigido a miembros de la Dirección.

Introducción y buen uso del Sistema Ético- enfocado a todo el personal.

Investigación de incidentes - dirigido a responsables de investigación.

Identificación de conductas no éticas – enfocado para toda la organización.

Valores adicionales

Seguridad de la información en la plataforma de Línea Ética

Seguridad de la información

Nuestro sistema se encuentra en cumplimiento con ISO27001 (recertificados), y varias otras prácticas que protegen tu información como NIST y COBIT 5. Toda la información se encuentra cifrada tanto en trasmisión como almacenamiento.

Fábrica de Software de Línea Ética

Fabrica de Software

Desarrollo y evolución constante de aplicaciones y herramientas; además dependiendo del plan contratado, podrás solicitar modificaciones a módulos y diseños de información.

Soporte Técnico

Soporte técnico a usuarios vía mesa de ayuda, teléfono, correo electrónico y chat sobre cualquier duda o incidencia del servicio integral de Línea Ética.

Documentación en mejores practicas de Ética y Cumplimiento

Ayuda en la creación o revisión de Código de Ética, entrega de documentación de mejores prácticas sobre: políticas recomendadas para Código de Ética, formación de Comité de Ética, reglamento y perfil de integrantes del Comité de Ética, el rol del Oficial Ético, sanciones a empleados, diferencias entre Código de Ética y Reglamento Interno de Trabajo, reglamentación de privacidad de la información, procesos de investigación de reportes, mejores prácticas de uso de Línea Ética, entre otras.

PRIS (Predictive Research Intelligence System)

PRIS

Muy pronto utilizaremos algoritmos de aprendizaje máquina y minería de datos, realizando una labor predictiva para casos futuros tomando como referencia: información anónima registrada de decénas de miles de reportes, ofreciendo beneficios invaluables para la toma de decisiones de investigación y resolución de casos.

Asesoría Legal Especializada

Consultoría legal especializada sobre reportes que abarca: Protocolo y plan de trabajo de investigación con fines legales, opinión técnica legal, procedencia de acción penal, investigación de campo para reunir pruebas legales, elaboración, presentación, ratificación, ofrecimiento de pruebas y seguimiento de denuncias penales hasta resolución o medio alternativo que pone fin al juicio.

La Diferencia de EthicsGlobal en servicios de Línea Ética

Proveedores Tradicionales

EthicsGlobal

Nacionalidad

Personal extranjero atendiendo la Línea Ética, causa desconfianza en los informantes, las diferencias culturales y de comunicación disminuyen considerablemente la calidad de los reportes.

Proveedor nacional o con completo conocimiento de la cultura y la estructura operativa de cada cliente en el país en el que se encuentra.

Regulaciones

Apegados a regulaciones de un país extranjero de privacidad de la información y de datos poniendo en riesgo legal a los clientes.

Se ha invertido considerablemente en cumplir todas las normas y regulaciones en México.

Especialistas

El servicio de Línea Ética es uno más de los servicios que ofrecen.

El servicio de Línea Ética es nuestro Core Business, lo que nos convierte realmente en especialistas.

Fabrica de Software

Fábrica de Software

Sus aplicaciones las hacen con un tercero que limita la constante evolución, personalización, seguridad, herramientas y características.

La fábrica de software es parte de nuestro staff, lo que nos ayuda a tener los sistemas más completos, avanzados y de última generación con un alto grado de personalización de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes.

Staff de Recepción

Perfil de call center sin capacitaciones especializadas en investigación, ética y cumplimiento mermando la calidad del contenido de los reportes.

Perfil de investigación forense, con capacitaciones en técnicas de interrogación y entrevista, detección de mentiras, protocolos teatrales, manejo de crisis, asesoría ética y experiencia.

Software de Gestión e Investigación

Software simple de gestión de reportes con limitadas funciones sin una guía clara para la gestión, investigación y resolución de casos.

Aplicaciones de última generación con más de 350 herramientas avanzadas y personalizables que guían de manera sencilla con las mejores prácticas para hacer una investigación profesional.

Personalización de la Linea Etica

Personalización

Forzan a sus clientes a adaptarse a su sistema, con muy poca personalización, siendo el mismo sistema para todos los clientes.

Proveemos una inmensa variedad de opciones de personalización para que la Línea Ética se adapte a las necesidades específicas de cada cliente o industria.

Usuarios de la Línea Ética

Usuarios

El acceso a la gestión de los reportes está limitado a un mismo tipo de usuario.

Diferentes tipos de usuarios personalizandos con niveles de permisos y roles para: el control, comunicación, trabajo en grupo, entre una gran variedad de opciones.

Canales de Reporte de la Línea Ética

Canales de Reporte

Escasas opciones para denunciar, limitado al uso de un mismo teléfono y sitio web general para todos los clientes.

Proporcionamos múltiples canales para reportar; entre ellos: teléfono y sitio web dedicado, chat, app móvil, whatsapp, mail, lo que aumenta un 30% más el promedio de recepción de información.

Servicio Integral

Carecen o cobran adicional por servicios adicionales fundamentales para que la Línea Ética sea efectiva.

El servicio incluye entre otros: Creación o revisión del Código de Ética, diseño de campaña de difusión, capacitación, investigación, mejores prácticas de Ética y Cumplimiento, estadística, analítica y Benchmarking, entre muchos más aspectos dentro de nuestro exclusivo Modelo 360.

Seguridad del software de Línea Ética

Seguridad

Ponen en riesgo la información sensible al colocar múltiples clientes en un sencillo servidor web, con poca inversión en seguridad.

Múltiples sistemas de protección, encripción, auditoria constante de mejores prácticas de seguridad, plataformas e infraestructura independiente.

Planes de Servicio

Un mismo plan de nivel de servicio para todos los clientes sin importar tamaño, giro y necesidades especificas.

Contamos con varios planes y niveles de servicio, que se adecuan al tamaño, giro y necesidades específicas de nuestros clientes; además, de cambios de plan en cualquier momento. Cada uno configura un plan específico y único de acuedo a sus requerimientos.