En 2021, la Organización Internacional de Normalización (ISO) publicó la norma ISO 37002, acerca del Sistema de Gestión de Denuncias. Este estándar busca informar sobre las pautas de gestión e investigación de los reportes de irregularidades. Pero, ¿Cómo implementar la ISO 37002?
Sistemas de Gestión de Denuncias
Sin denuncias no hay resolución de conflictos ni mejoras. Por supuesto, no pretendemos que se fomenten los chismes o rumores, sino que se emitan declaraciones que, tras indagar, lleven al esclarecimiento de las circunstancias. Por esta razón existen los Sistemas de Gestión de Denuncias, que se componen de una Línea Ética con otros procedimientos internos para el fortalecimiento de la cultura ética dentro de la organización.
Procesos en el Sistema de Gestión de Denuncias
Un Sistema de Gestión de Denuncias generalmente lleva a cabo los siguientes procesos:
- Recepción de la denuncia
- Revisión de la información
- Proceso de investigación
- Resoluciones
- Medidas correctivas y acciones de mejora
En todo este proceso interactúan muchos factores como: la conducta que se está reportando, la gravedad de la misma, las personas involucradas, evidencias y testigos, información sensible que pueda estar en riesgo o pérdidas.
Como no es un tema menor, es necesario asegurar la información personal del informante y de la situación que se está reportando. Los procesos deben estar guiados a través de las Mejores Prácticas de Gobierno Corporativo, de Investigación Corporativa y de Protección de la Información.
Propósito de la ISO 37002
La ISO 37002 tiene un objetivo concreto: combatir la corrupción y apoyar en compliance en las organizaciones. Esta norma propone estándares de alto nivel para que el Sistema de Gestión de Denuncias se ejecute de forma adecuada, es decir: se aliente la formulación de denuncias, se proteja al informante, las denuncias sean tratadas de forma oportuna y en el momento correcto y a la vez se reduzcan las irregularidades que surjan en la organización.
Hablar, denunciar, verbalizar lo que se hizo o podría hacerse mal es la vía para prevenir y detectar anomalías, mientras se acatan las políticas de la empresa y las obligaciones legales, sociales y medioambientales.
ISO 37002: Buenas Prácticas para la Gestión de Denuncias
Para una gestión idónea de las denuncias, es pertinente que en la empresa se tengan en cuenta estos tres aspectos:
- Entender a la organización y su contexto: premisa crucial en todo sistema de gestión.
- Determinar el alcance de las denuncias de irregularidades: para precisar detalles como el idioma, plataformas disponibles, si el alcance será internacional o nacional, si las declaraciones se harán mediante canales internos o externos.
- Comprender las expectativas y necesidades de las partes interesadas: primero, hay que conocer qué esperan los posibles denunciantes y hacia qué personas irán dirigidas las denuncias, cómo se van a procesar estas, si se van a generar reportes, entre otros.
- Establecer los protocolos de seguridad e investigación de los casos.
- Asegurar la protección, confidencialidad o anonimato de cada informante.
- Comunicar transparentemente las políticas y acciones que se realizarán en cada caso.
¿Cómo implementar la ISO 37002?
En EthicsGlobal hemos construido el Modelo 360º para un Sistema Ético estratégico en todo el proceso de Gestión de Denuncias para que puedas implementar un Sistema apegado a la ISO 37002. Hemos implementado e innovado nuestros sistemas desde hace 20 años.
Conoce más detalles en nuestra página web: EthicsGlobal
El Modelo 360 incluye estrategias y soluciones para:
- La recepción de reportes
- La capacitación y sensibilización en temas de Ética Corporativa
- La Plataforma desarrollada por nuestra Fábrica de Software para la gestión, investigación y resolución de casos.
- Herramientas de evaluación y benchmarking
- Consultoría y asesoría en Mejores Prácticas Corporativas
Todos nuestros servicios se apegan al estándar ISO 37002.
¿Qué podemos esperar al implementar la ISO 37002?
- Reducir el riesgo de incurrir en irregularidades mediante la percepción de un entorno controlado
- Optimizar la cultura y el buen gobierno de la organización.
- Mejorar la reputación organizacional en cuanto a transparencia, integridad y ética.
- Aumentar la confianza de clientes y partes interesadas, puesto que la empresa cuenta con una política de cero tolerancia ante sobornos, cohecho, corrupción, incumplimiento de leyes, entre otros.
- Motivar a los colaboradores comprometidos con los valores y la cultura de la organización.
- Incentivar la apertura, confianza y responsabilidad del equipo de trabajo.
En EthicsGlobal consideramos que existen situaciones que propician y exacerban la corrupción, como la impunidad, la no equidad en los derechos y, sobre todo, el silencio. Es por eso que implementamos Sistemas Integrales de Línea Ética apegados a la ISO 37002.
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