O que é um canal de denúncias, como funciona e de que maneira ajuda uma organização? Veja um panorama.
O que é?
É uma forma de comunicar possíveis condutas impróprias. Pode usar software para recebimento seguro e gestão de casos, mas a tecnologia é apenas uma parte do sistema.
Colaboradores, ex-colaboradores, fornecedores e clientes podem apresentar relatos. Sigilo e anonimato dependem do desenho do canal e da lei aplicável; não devem ser prometidos sem verificação.
Qual é a finalidade do canal?
Sua principal função é ajudar a identificar possíveis descumprimentos e permitir uma resposta adequada. Ele também pode apoiar estes objetivos:
- Detectar problemas potenciais cedo para prevenir ou limitar danos.
- Apoiar deveres legais quando aplicáveis. As exigências da NOM-035 e de outras estruturas de compliance devem ser avaliadas separadamente; um canal, por si só, não evita sanções.
- Preservar informações e colaborar com investigações apropriadas.
Como ele pode ajudar a organização?
Um canal pode complementar processos sobre questões trabalhistas, inclusive assuntos relacionados ao foco da NOM-035 em riscos psicossociais e ambiente organizacional favorável.
Um processo confiável pode contribuir para um melhor clima de trabalho e um tratamento mais transparente das preocupações.
Redução de riscos organizacionais
O canal pode ajudar a detectar e gerir riscos, mas sua adoção não isenta automaticamente uma pessoa jurídica de responsabilidade. Isso corrige uma afirmação incorreta no artigo original.
Visibilidade e transparência
Ferramentas de registro e monitoramento podem ajudar a identificar padrões envolvendo colaboradores, fornecedores ou clientes, respeitando regras de privacidade.
Princípios éticos
Os princípios da organização oferecem uma base para avaliar e comunicar condutas.
Integridade
Um processo sólido deve proteger a identidade de quem relata quando possível, prevenir retaliação e investigar com justiça. Não se pode prometer anonimato absoluto ou resultado garantido em todos os casos.
Como funciona um canal de denúncias?
Acesso simples
A pessoa pode relatar por aplicativo, site, telefone, e-mail ou outra via acessível. O canal deve explicar quais dados ajudam e se aceita relatos anônimos.
Processo eficaz
A organização pode classificar o relato, designar investigador apropriado, administrar conflitos de interesse e documentar a solução do caso.
Documentos e provas
Um sistema seguro pode receber imagens, áudios, vídeos ou documentos. Provas pertinentes ajudam a investigação, mas regras de privacidade e retenção continuam aplicáveis.
Mensagens e entrevistas
A comunicação bilateral permite esclarecer fatos e informar a pessoa denunciante quando adequado, inclusive por caixa postal anônima se o sistema oferecer esse recurso.
Disponibilidade
Um canal por aplicativo ou site pode receber relatos a qualquer hora. A ISO/IEC 27001 trata de sistemas de gestão de segurança da informação; citá-la não demonstra, por si só, que um canal específico seja certificado ou seguro.
Quais requisitos um canal deve atender?
- Confidencialidade: restringir o acesso aos relatos e explicar os limites do anonimato em cada via disponível.
- Proteção contra retaliação: seguir as salvaguardas da lei aplicável e agir diante de represálias.
- Relato anônimo ou identificado: esclarecer as opções e tratar dados pessoais de forma responsável.
- Informar colaboradores e terceiros relevantes da existência e do funcionamento do canal.
- Avisar pessoas citadas nos relatos quando a lei e a justiça do processo exigirem, sem prejudicar uma investigação legítima.
- Um operador externo ou uma auditoria pode ajudar na independência, mas não é uma exigência legal automática para toda organização.
- Definir procedimentos disciplinares proporcionais para violações confirmadas.
- Manter um código de ética ou conduta que as pessoas entendam e apliquem.
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