O Que É Compliance?

O que é compliance? O termo é comum nos negócios e vale compreender seu significado na prática.

Definição

A palavra compliance significa conformidade com os requisitos aplicáveis.

Ela é amplamente usada nos contextos jurídico e corporativo para descrever como as organizações cumprem deveres e compromissos.

Com redes empresariais e financeiras cada vez mais complexas, regras e controles claros se tornam mais importantes.

Origem e aplicação internacional

Organizações internacionais promovem normas e diretrizes para atividades públicas e privadas. Nas empresas, boas práticas incluem honestidade, imparcialidade, informações claras aos clientes e produtos e serviços confiáveis.

A Convenção das Nações Unidas contra a Corrupção é uma referência internacional sobre prevenção, criminalização, cooperação e recuperação de ativos.

Suas disposições exigem implementação no sistema jurídico de cada país; a convenção não é, por si só, um manual único de compliance empresarial.

A Convenção Antissuborno da OCDE trata do suborno de agentes públicos estrangeiros em transações comerciais internacionais.

O suborno pode prejudicar a governança, o desenvolvimento sustentável e a concorrência justa.

Esses referenciais incentivam controles eficazes e competição leal com respeito às leis locais. 

Nos Estados Unidos, a Foreign Corrupt Practices Act foi promulgada em 1977 para tratar do suborno de agentes estrangeiros e de certas práticas contábeis.

Na Europa, as práticas de compliance também evoluíram em áreas como prevenção à lavagem de dinheiro e funções de controle específicas.

Hoje, compliance relaciona deveres legais, conduta empresarial ética e atuação responsável nos mercados.

Também envolve sistemas para identificar e gerir riscos jurídicos, operacionais e administrativos.

O que é compliance em uma empresa?

Um programa de compliance estabelece expectativas de comportamento e orienta decisões para reduzir o risco de infrações.

Algumas políticas são exigidas por lei ou regulamento; outras refletem compromissos próprios da organização.

Juntas, políticas e procedimentos tornam as expectativas mais claras e coerentes.

Um programa não isenta automaticamente a empresa de responsabilidade civil ou penal. Seu efeito jurídico depende do país, da infração e do funcionamento real dos controles.

Objetivo e função

O primeiro objetivo é identificar e avaliar riscos legais e operacionais da organização.

Outros objetivos incluem: 

• Desenvolver políticas e controles para os riscos identificados.
• Apoiar operações responsáveis, transparentes e sustentáveis.
• Prevenir, detectar e tratar possíveis violações.
• Capacitar trabalhadores e partes interessadas relevantes.
• Definir responsabilidades ligadas ao impacto social e aos compromissos da empresa.

Como aplicar compliance em empresas e organizações?

O programa pode reunir políticas e controles em áreas como:

Prevenção de fraudes

Definir condutas proibidas, sinais de alerta, meios de denúncia e respostas adequadas.

Prevenção à lavagem de dinheiro

Quando aplicável, estabelecer medidas para evitar a entrada de recursos ilícitos no sistema financeiro.

Proteção de dados

Definir como informações são coletadas, usadas, armazenadas e protegidas conforme as regras de privacidade aplicáveis.

Conformidade financeira e fiscal

Alinhar processos contábeis e tributários às leis e normas pertinentes à organização.

Como criar um programa de compliance

Um programa precisa de políticas e procedimentos documentados que reflitam riscos reais e orientem a conduta no trabalho.

Eles devem expressar prioridades e orientar decisões, inclusive da alta gestão.

Algumas políticas de pessoal são obrigatórias por lei, conforme o país e o setor.

Um processo prático de gestão de políticas inclui:

Formar uma equipe qualificada

Designar pessoas com conhecimento e autoridade para redigir, revisar, implementar e manter políticas.

As funções podem incluir:

• Comitê de supervisão: líderes e interessados que definem diretrizes e acompanham a aplicação.
• Administradores de documentos: responsáveis por versões, aprovações e acesso às políticas atuais.
• Responsáveis e autores: pessoas que respondem pelo conteúdo e pelo ciclo de vida da política.
• Revisores: especialistas que avaliam e recomendam mudanças.
• Aprovadores: pessoas autorizadas a conceder aprovação final.

Definir uma estratégia

Use uma estratégia clara como referência para o programa de políticas. Comunique-a para que a equipe entenda expectativas e motivos.

Revise o código de ética junto das políticas para manter compromissos coerentes.

Priorizar políticas e procedimentos

Comece pelos riscos mais altos e requisitos legais ou organizacionais mais importantes.

Uma boa gestão de políticas vai além da lista de exigências: ela pode fortalecer a confiança quando a organização cumpre suas próprias regras.

Compliance e o responsável por compliance

Ambos se apoiam na ética corporativa. O programa define controles e expectativas; o profissional de compliance ajuda a avaliar riscos e coordenar sua execução.

Esse profissional precisa de acesso a informações, independência apropriada e apoio da liderança.

O trabalho pode ser organizado em:

Identificação

Mapear obrigações legais e riscos relevantes.

Prevenção

Usar treinamento, comunicação, controles e canais de denúncia para reduzir riscos.

Gestão

Avaliar e investigar preocupações por procedimentos justos e documentados.

Resposta

Adotar medidas corretivas e acompanhar soluções para problemas de ética corporativa.

Perfil do responsável por compliance

Conhecimento

Conhecimentos úteis incluem gestão de riscos, auditoria interna, direito, contabilidade e processos organizacionais.

Experiência

A função se beneficia de experiência em coletar informações e avaliar o funcionamento e os resultados de um programa de compliance.  

Formação e credenciais

Cursos especializados podem ajudar, mas nenhum curso isolado ou credencial ISO 37001 é exigido universalmente para a função.

Formação acadêmica

Áreas úteis incluem auditoria, direito, administração, recursos humanos e desenvolvimento organizacional.

Colaboração

O profissional deve trabalhar com diferentes equipes e manter uma visão objetiva sobre riscos e eficácia dos controles.

Boas práticas do responsável por compliance

A função pode contribuir ao:

• Aperfeiçoar processos.
• Manter o julgamento objetivo.
• Reforçar a conduta ética.
• Proteger informações sensíveis.
• Esclarecer responsabilidades.

Curiosidade, imparcialidade, paciência, discernimento e integridade são qualidades valiosas.

Compliance e terceirização

Desenvolver e manter políticas exige tempo, conhecimento e recursos.

Um especialista externo pode ajudar, mas a organização continua responsável por suas obrigações e pela supervisão.

A EthicsGlobal oferece um modelo 360 graus voltado a apoiar programas de compliance e processos empresariais mais consistentes com a cultura corporativa.

Qualquer serviço deve se adaptar às leis e aos riscos de cada lugar onde a empresa atua.

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